DOGMA. Plataforma estratégica para la digitalización completa de la organización

Punto de encuentro general

Expedientes, contratos o actas, facturas o albaranes, pueden estar escaneadas y accesibles en los sistemas informáticos, pero llegar hasta ellos, como contenedores definitivos de la información real, puede resultar tedioso e inoperativo. Si el único camino para llegar es la aplicación de gestión que lo referencia, pues los campos que caracterizan el hecho buscado, suelen estar limitados respecto a la amplitud de información que los documentos contienen.

Proporcionar un punto único donde encontrar cualquier caso, y localizarlo por criterios de búsqueda flexibles, es una demanda persistente de la organización y una presión constantes sobre los sistemas de gestión.

Integrar el proceso y sus documentos

Había que lograr que en el flujo del proceso, los metadatos se fueran enriqueciendo, añadiendo todo el conocimiento que suele quedar fuera de los sistemas de gestión.

La capacidad y automatización de las ingestas, se convierten en un punto clave, cuyo acceso debe ser dinámico y activable en cualquier momento del proceso.

Todas las capacidades sobre documentos, también para vídeo y audio

Los documentos multimedia deben poder recibir el mismo tratamiento que los documentos basados en textos.

No solo en el sector media. La actual facilidad en la generación de contenidos multimedia, incrementa la casuística de expedientes en los que estos formatos se pueden incorporar.

Interacción con colectivos de usuarios implicados

En la mayor parte de los procesos administrativos, los usuarios de los sistemas de gestión, representan una mínima parte del total de usuarios afectados o implicados en los procesos.

Por cuestiones de licenciamiento, puesto, facilidad de acceso, etc. el uso de los sistemas de gestión no cubre a buena parte de los usuarios que deben poder consultar los contenidos.

Era necesario que con las debidas medidas de seguridad, control, auditabilidad y limitaciones particulares o ya descritas en los sistemas de gestión de usuarios (LDAP, Active Directory), el colectivo de usuarios reales, pudiera acceder a búsquedas y análisis.

Partimos de una base sólida

Disponíamos de un robusto gestor documental, que nos permitió centrarnos en proporcionar las capacidades de aportación de valor:

Focalizados en una digitalización efectiva

Contar con una imagen digital del documento no es suficiente. La capacidad de acceso a la información viene de una correcta indexación de los metadatos.

La imagen del documento, cuyos metadatos incorporan el contenido del mismo, y en su caso con los valores de referencia a la aplicación de gestión, permite búsquedas y análisis, que superan los límites de los sistemas ERP, CRM y otros sistemas y desarrollos propios con los que se integra Dogma.

Automatización de ingestas

Tanto en la implantación de la plataforma como en su ciclo de vida, es esencial contar con procesos de ingesta automatizados, que cubren digitalización, OCR, construcción de metadatos e indexado.

Total orientación al proceso

Dogma acompaña al proceso en todo su ciclo de vida, con independencia de que este se ejecute con la asistencia de terceras aplicaciones o de forma directa por los usuarios.

Las capacidades de integración y la coexistencia de estas con la posibilidad de acceso directo por los usuarios, son claves en la satisfacción de objetivos y retos.

Para los usuarios es un punto único para encontrar con independencia de la aplicación con la que se está gestionando el asunto.

Integraciones con SAP

El grado de penetración de SAP en el mercado nos ha llevado a una especial focalización en esta integración, obteniendo conclusiones válidas que hemos generalizado tanto en las APIs de integración como en otras capacidades.

Cada documento generado por SAP (facturas, albaranes, pedidos, etc.) queda indexado y descrito por sus metadatos, proporcionando una vía de acceso y consulta sencilla y directa, integrable en procesos de publicación.

Otras integraciones

Servidores/entidades de certificación o sistemas centralizados de gestión de usuarios sobre los que basamos nuestra capacidad single sign-on, completan otras integraciones incorporadas para dar cobertura completa a los procesos.

API de integración

Los recursos y servicios que ofrece Dogma quedan accesibles al consumo directo de usuarios y a otros sistemas. Adicionalmente a las integraciones más genéricas o estándar incorporadas, u otras en las que se ha puesto el foco por su carácter estratégico, Dogma cuenta con un API de integración que abre toda su capacidad a terceras aplicaciones.

Documentos multimedia (vídeo y audio)

La experiencia ganada con nuestra plataforma Dogma en el sector media, nos ha proporcionado la posibilidad de satisfacer este aspecto con un nivel de especialización adicional.

Seguridad

Garantizar el acceso sólo a aquella información a la que cada usuario está autorizado, o incluso a aquella parte del documento o información, constituye uno de los valores esenciales para poder construir sobre Dogma la infraestructura central de información.

Trazabilidad certificada

Muchos escenarios demandan la necesidad de marcar el contenido descargado, certificando identidad o tiempo. Desde la facturación electrónica a al aseguramiento de la gestión de la confidencialidad, son ámbitos que se benefician de estas capacidades.

Entorno colaborativo y capacidad de análisis

La capacidad de colaboración y comunicación entre usuarios de la plataforma, o la obtención de análisis estadístico o exportaciones orientadas a otros enfoques analíticos, completan los aspectos principales sobre los que hemos apoyado nuestros resultados.