- REDISEÑO DE PROCESOS
- AUTOMATIZACIÓN
- RPA
Rediseño, mejora y automatización de procesos operativos para Geoban (Banco Santander).
Ahorro de costes
Proyecto internacional
Eficiencia y productividad
Todo empezó con una llamada…
Todo empezó con una llamada un viernes por la tarde de uno de nuestros contactos en Geoban. Tenían un gran problema. Todos los años tenían varios picos de trabajo durante el año, lo que les obligaba a contratar a unas 300 personas, formarlas durante dos meses, tenerlas trabajando durante otros tres y despedirlas. El coste era altísimo, ya que todo el proceso de formación era necesario repetirlo en cada campaña.
La semana siguiente un equipo de Babel se desplazó a Lisboa para hacer una prueba de concepto automatizando un pequeño proceso web utilizando una herramienta de automatización de pruebas. Les pareció que podía funcionar…y ahí empezó todo.
Tres meses para que comience la campaña
El objetivo era tener un rediseño de los procesos operativos relacionados con la apertura de cuentas CASH ISA, de UK y una automatización que permitiera realizar una contratación de un número reducido de personas, muy lejos de las trescientas anuales que se estaban teniendo. El pico de operaciones se recibiría a principios del mes de marzo por lo que teníamos menos de tres meses para lograr resultados.
Análisis y rediseño de procesos
El trabajo de los operadores consistía fundamentalmente en dar de alta en distintas aplicaciones de la web del Banco Santander los datos necesarios para la creación y cierre de cuentas de cliente.
Nuestra primera tarea fue realizar un estudio pormenorizado de esos procesos, identificando de forma clara qué tareas eran automatizables, midiendo tiempos de operadores para detectar en qué tareas se podía ahorrar más o en cuáles se cometía el mayor número de errores manuales. Una vez realizado este estudio se hizo una propuesta para rediseñar los procesos, que una vez aprobada pasó a construirse.
En vez de tener a operadores rellenando datos en los portales se alimentaba la web con una Excel y la herramienta simulaba a un operador. Además se intentó mejorar la organización dándoles apoyo para hacer lo más sencillo posible el reprocesamiento de casos erróneos o la obtención de KPIs de calidad incorporando al proceso macros e informes desarrollados en la Excel.
Disminución exponencial de los tiempos en la operativa gestión
El proyecto fue todo un éxito. El tiempo medio para dar de alta un registro era de unos ocho minutos para un operador. Tras la implantación del nuevo proceso con un solo puesto podían crearse unos 300 registros por hora. Se consiguieron y superaron los objetivos que se habían marcado al principio del proyecto.
El éxito fue tal que incluso antes de finalizar el proyecto nos propusieron que una vez finalizada la primera fase reforzásemos el equipo para poder automatizar procesos en otras ubicaciones además de Lisboa. En concreto en Gdynia (Polonia) y en Londres y Bradford (UK).
Tras estas primeras fases se lograron nuevas colaboraciones con Geoban.
